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秘書

Job Title: 秘書
Contract Type: Permanent
Location: Hong Kong
Industry:
Reference: MS-20180412-1em
Contact Name: Mitsuhiro Sugimoto
Contact Email: mitsuhiro.sugimoto@jac-recruitment.com
Job Published: April 12, 2018 17:09

Job Description

総合リスクマネジメント企業が秘書を募集しております。

会社概要
中国、インド、アジア各国で、24時間365日体制の会員制リスクマネジメントサービスを展開しています。

2014年末現在、サービスご利用企業数約9,500社、会員総数約51,000名の方にご活用をいただいています。

【リスクマネジメント サービス】

海外で繰り返し発生する従業員の重大疾病事故、モータリゼーションの高まりと共に増加する交通事故、地球温暖化に伴い多発する自然災害。

「事故発生時の緊急対応」、「健康管理・事故予防活動」、「対応コスト最適化のためのリスクファイナンス」のご提案を事業の三つの柱として、アジアを中心にグローバルな事業展開をしている日系企業の皆さまを対象としたリスクマネジメント活動をご支援いたします。

仕事内容

① スケジュール調整・管理

役員三名の秘書を担当します。

海外出張時の宿泊先やチケットの手配、ドライバーの手配、ビザの手配、

訪問先のアポイント取り、訪問国のセキュリティー情報の配信登録などを行います。

初めての訪問国については、現地調査や安全情報などの確認をします。

出張先は中国、日本、アセアン、インド、欧州、北中南米、ロシア、中東、アフリカ、オセアニアが対象となり、

1回の出張期間は最短2日から最長で約1ヶ月、役員は月に2~3回程度、香港を拠点に各地へ移動し活動しています。

出張先の時差により、緊急時には休日、夜間に対応する場合もあります。

 

② 社外窓口・対応

お祝い事や季節事の贈り物や挨拶状の手配、来客の応対、ゴルフの予約手配などを行います。

役員のお客様や協業先のお客様が香港にいらっしゃる時は、お店の予約を行い、会食に出席することもあります。

 

③ 社内窓口・対応

役員と各拠点の代表者との間に入り、スケジュールの調整や連絡窓口としての役割を担います。

役員が作成した訪問先に関する営業レポートを社員に向けてメール配信を行います。

 

④ サポート業務

出張申請、出張経費の精算、会議資料作成や印刷などの準備、お土産の選定購入、新聞や飲み物の用意、

名刺注文、ファイリング、郵便物の管理、住居に関する手続き、パスポート更新や在留証明取得などの領事館に関する手続きなど、

雑務も含みますが多岐にわたる業務を行っていただきます。

海外生活サポートとして、病院予約や旅行手配などプライベートに関する用事を依頼されることもあります。

応募資格

【必須】

日本語、英語(ビジネス)

【歓迎】

秘書経験有り

 

求人にご興味ある方は直接に担当者 – 杉本までご連絡下さい。

メール:mitsuhiro.sugimoto@jac-recuritment.com & jac.hk@jac-recruitment.com

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